Cómo reclamar una factura impagada a un cliente: pasos y opciones legales
¿Un cliente no te paga una factura? Te explicamos cómo reclamar una deuda, qué documentos necesitas, cuándo enviar un requerimiento de pago y qué opciones legales existen para cobrar.
RECLAMACIÓN DE DEUDAS
Cómo reclamar una factura impagada a un cliente: pasos y opciones legales
Que un cliente no pague una factura no es solo una molestia administrativa. Para un autónomo, profesional o pequeña empresa puede afectar directamente a la tesorería, al pago de proveedores, impuestos y salarios.
La buena noticia es que una factura impagada puede reclamarse legalmente, siempre que exista una deuda real, vencida y exigible y podamos acreditar suficientemente su origen.
Además, no siempre es necesario empezar directamente con una demanda. Una reclamación bien planteada suele comenzar por ordenar la documentación, requerir formalmente el pago y valorar la solvencia del deudor antes de decidir qué vía interesa seguir.
En esta guía explicamos cómo reclamar una factura impagada, qué documentos pueden servir para demostrar la deuda, cuándo puede utilizarse un procedimiento monitorio y qué ocurre si el cliente se opone o simplemente no paga.
Mi cliente no me paga una factura: ¿qué debo hacer primero?
El primer error suele ser dejar pasar demasiado tiempo confiando en frases como “te pago la semana que viene”, “contabilidad lo está revisando” o “en cuanto cobre una factura te hago la transferencia”.
Puede existir una incidencia real. Pero cuando los aplazamientos se repiten, conviene dejar de gestionar el problema únicamente mediante llamadas y comenzar a documentar formalmente la reclamación.
Antes de iniciar cualquier actuación judicial interesa comprobar tres cuestiones: que la deuda exista realmente, que pueda determinarse su importe y que ya sea exigible.
También conviene revisar exactamente qué documentación tenemos. Una factura es importante, pero muchas veces el verdadero valor probatorio está en el conjunto: presupuesto aceptado, pedido, contrato, albaranes, correos electrónicos, mensajes, justificantes de entrega, conversaciones en las que el cliente reconoce que debe el dinero o pagos parciales anteriores.
Cuanto más clara sea la historia documental de la relación comercial, más sólida será normalmente la reclamación.
¿Una factura es suficiente para reclamar una deuda?
Puede serlo, aunque dependerá de las circunstancias.
La Ley de Enjuiciamiento Civil permite acudir al procedimiento monitorio para reclamar deudas dinerarias de cualquier importe que sean líquidas, determinadas, vencidas y exigibles. La deuda puede acreditarse, entre otros medios, mediante facturas, albaranes, certificaciones y otros documentos que habitualmente documenten créditos y deudas en la relación existente entre acreedor y deudor. BOE
Esto no significa que cualquier factura emitida unilateralmente garantice que vayamos a ganar una reclamación.
Si el cliente niega haber contratado el servicio, cuestiona el trabajo realizado o afirma que la mercancía nunca se entregó, será necesario estudiar las demás pruebas disponibles.
Por eso es especialmente útil conservar documentación complementaria: presupuestos aceptados, pedidos, albaranes firmados, comunicaciones electrónicas, comprobantes de entrega, transferencias anteriores o cualquier reconocimiento de la deuda.
¿Puedo reclamar aunque no exista contrato firmado?
Sí. La ausencia de un contrato escrito no impide automáticamente reclamar una deuda.
En muchas relaciones profesionales y comerciales, especialmente entre autónomos y pequeñas empresas, los acuerdos se cierran mediante correo electrónico, WhatsApp, presupuesto, pedido o incluso verbalmente.
El problema no es tanto que no exista un documento llamado “contrato”, sino poder demostrar que existió una relación, que se prestó el servicio o entregó el producto y que quedó una cantidad pendiente de pago.
Por ejemplo, una conversación en la que el cliente dice “la semana que viene te pago los 2.300 euros que faltan” puede tener una relevancia probatoria muy diferente a una situación en la que únicamente existe una factura emitida sin ninguna otra comunicación.
Cada asunto debe estudiarse con su documentación concreta.
Antes de demandar: reclamación extrajudicial de la deuda
Desde el 3 de abril de 2025, la Ley Orgánica 1/2025 introdujo con carácter general la obligación de realizar previamente una actividad negociadora para muchos procedimientos civiles y mercantiles. La norma contempla distintos medios adecuados de solución de controversias y permite, entre otras posibilidades, la negociación directa entre las partes o entre sus abogados. BOE
Esto ha aumentado todavía más la importancia de hacer una reclamación extrajudicial seria y correctamente documentada.
No se trata simplemente de mandar un WhatsApp diciendo “págame”.
Una reclamación previa debería identificar de forma clara quién reclama, el origen de la deuda, las facturas pendientes, el importe reclamado, el vencimiento y la propuesta o requerimiento de pago.
Además de intentar resolver el problema sin juicio, esa actuación puede resultar posteriormente relevante para acreditar que realmente se intentó alcanzar una solución antes de acudir a los tribunales.
En Tarragona, los criterios publicados por las Secciones Civiles de la Audiencia Provincial han indicado expresamente que, salvo el monitorio europeo, el intento previo mediante un medio adecuado de solución de controversias resulta exigible también en los procedimientos monitorios. Poder Judicial
¿Qué es el procedimiento monitorio?
El procedimiento monitorio es una de las vías judiciales más utilizadas para reclamar deudas dinerarias documentadas.
Puede utilizarse para reclamar una deuda de cualquier importe siempre que sea líquida, determinada, vencida y exigible y exista documentación suficiente que constituya una base inicial de la reclamación. BOE
La petición debe identificar al acreedor, al deudor, su domicilio y el origen y cuantía de la deuda, acompañando la documentación justificativa. Para la petición inicial del monitorio, la Ley de Enjuiciamiento Civil establece que no es obligatorio intervenir con abogado ni procurador. BOE
Eso no significa que siempre sea conveniente tramitarlo sin asesoramiento. Si la cuantía es relevante, existe discusión contractual, se prevé oposición o la documentación no es especialmente clara, preparar correctamente la reclamación desde el principio puede evitar problemas posteriores.
¿Qué ocurre después de presentar un monitorio?
Si el tribunal admite la petición, se requiere al deudor para que, dentro del plazo de 20 días, pague o explique de forma fundada por qué considera que no debe la cantidad reclamada. BOE
A partir de ahí pueden ocurrir tres cosas.
Si paga, el procedimiento termina.
Si no paga ni se opone, el procedimiento monitorio finaliza y el acreedor puede solicitar el despacho de ejecución para intentar cobrar forzosamente la deuda. BOE
Si se opone, la controversia continúa por el procedimiento declarativo que corresponda, de manera que ya habrá que discutir judicialmente si la deuda existe y cuál es su importe. BOE
Por eso conviene valorar antes de presentar un monitorio qué defensas podría utilizar el deudor y qué pruebas tenemos para responder a ellas.
¿Qué ocurre si el cliente dice que no está de acuerdo con la factura?
Una factura impagada no siempre responde a un simple “no quiero pagar”.
El cliente puede alegar, por ejemplo, que el servicio se realizó incorrectamente, que no se entregó todo lo contratado, que el precio acordado era diferente o que ya pagó parte de la cantidad.
En ese caso la reclamación deja de ser únicamente una cuestión de cobro y pasa a ser también un problema probatorio.
Será necesario reconstruir qué se contrató, qué se realizó, qué precio se acordó y qué cantidades se abonaron.
Por eso los correos, mensajes, presupuestos y albaranes pueden ser tan importantes como la propia factura.
¿Se pueden reclamar intereses por una factura impagada?
En operaciones comerciales entre empresas o profesionales puede resultar aplicable la Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales.
Cuando concurren sus requisitos, el acreedor puede reclamar intereses de demora y, además, una cantidad fija de 40 euros por costes de cobro, sin perjuicio de otros costes acreditados que puedan corresponder. BOE
Hay que tener cuidado aquí: estas reglas no se aplican automáticamente a cualquier deuda entre particulares ni a cualquier tipo de relación jurídica. Debe analizarse qué clase de operación originó la factura y quiénes son las partes.
¿Qué pasa si gano pero el deudor no tiene dinero?
Esta es una de las preguntas más importantes y, a veces, la que menos se explica.
Tener razón no siempre significa cobrar inmediatamente.
Si obtenemos un título ejecutivo pero el deudor no paga voluntariamente, puede ser necesario iniciar una ejecución y buscar bienes o derechos susceptibles de embargo.
Dependiendo del caso, pueden investigarse cuentas bancarias, salarios dentro de los límites legales, vehículos, inmuebles, créditos que el deudor tenga frente a terceros u otros activos embargables.
Por eso, antes de gastar tiempo y dinero en una reclamación, también puede tener sentido estudiar la solvencia aparente del deudor.
Reclamar 10.000 euros a una empresa activa, con bienes y actividad conocida, no plantea exactamente el mismo escenario económico que reclamar la misma cantidad a una sociedad cerrada y sin activos.
La estrategia jurídica debe tener en cuenta también la posibilidad real de recuperación.
¿Cuándo prescribe una factura impagada?
No existe una respuesta única válida para todas las facturas.
El plazo depende de la naturaleza de la deuda y del derecho civil aplicable.
En el régimen general del Código Civil español, las acciones personales que no tengan un plazo especial prescriben, como regla general, a los cinco años desde que puede exigirse el cumplimiento. BOE
Pero en Cataluña existen reglas propias de prescripción. El Código Civil de Cataluña establece un plazo general de diez años, pero contempla, entre otros supuestos, un plazo de tres años para determinadas pretensiones relativas a remuneraciones por prestaciones de servicios y ejecuciones de obra. BOE
Por eso es un error decir simplemente que “todas las facturas prescriben a los cinco años”.
Hay que estudiar de qué deuda estamos hablando, dónde se desarrolla la relación y qué normativa resulta aplicable.
Además, determinadas actuaciones pueden afectar al cómputo de la prescripción. En Cataluña, por ejemplo, la reclamación extrajudicial puede producir efectos interruptivos si se cumplen los requisitos legales. BOE
¿Merece la pena reclamar una factura pequeña?
Depende.
No debe decidirse únicamente mirando el importe.
Hay que comparar la cuantía reclamada con la solidez de la prueba, la previsión de oposición, los costes previsibles y la solvencia del deudor.
Una deuda de 800 euros perfectamente reconocida y frente a un deudor solvente puede ser sencilla de reclamar.
Una deuda de 8.000 euros basada en un acuerdo verbal, con un cliente que discute todo el trabajo realizado y una empresa próxima al cierre puede requerir un análisis completamente diferente.
Lo importante es que la estrategia sea proporcional al dinero realmente recuperable.
Preguntas frecuentes sobre facturas impagadas y reclamación de deudas
¿Qué puedo hacer si un cliente no me paga una factura?
Lo primero es comprobar que la factura está vencida, recopilar toda la documentación y reclamar formalmente el pago.
Si el cliente continúa sin pagar, puede estudiarse una reclamación judicial. Cuando la deuda reúne los requisitos legales y está suficientemente documentada, el procedimiento monitorio puede ser una de las vías disponibles.
Desde la entrada en vigor del nuevo régimen de negociación previa de 2025, también hay que prestar especial atención al cumplimiento del medio adecuado de solución de controversias que pueda ser exigible antes de acudir al juzgado. BOE
¿Puedo reclamar una factura si el cliente nunca firmó el presupuesto?
Sí puede ser posible.
La firma de un presupuesto facilita enormemente la prueba, pero no es la única forma de demostrar una contratación.
Pueden existir mensajes, correos, pedidos, transferencias, albaranes, fotografías del trabajo, conversaciones o cualquier otro elemento que permita acreditar que el cliente encargó el servicio y que este fue realizado.
La viabilidad dependerá de la prueba disponible.
¿Sirven los mensajes de WhatsApp para demostrar una deuda?
Pueden ser relevantes.
Una conversación puede demostrar que existió un encargo, que se pactó un precio, que el trabajo fue realizado o incluso que el propio cliente reconoció que debía dinero.
No todos los mensajes tienen el mismo valor. Una conversación donde el deudor reconoce expresamente “te debo 3.000 euros” resulta mucho más clara que una conversación ambigua.
Además, si existe controversia sobre su autenticidad, puede ser necesario acreditar adecuadamente el origen y contenido de las comunicaciones.
¿Puedo reclamar si solo tengo la factura?
Puede ser posible, especialmente si la factura se corresponde con una relación comercial existente y encaja con la documentación habitualmente utilizada entre las partes.
La Ley de Enjuiciamiento Civil contempla expresamente las facturas entre los documentos que pueden servir de base a un monitorio. BOE
Sin embargo, cuanto más discutible sea la relación, más importante será disponer de pruebas adicionales.
¿Hay una cantidad mínima para presentar un procedimiento monitorio?
No. Actualmente el procedimiento monitorio puede utilizarse para deudas dinerarias de cualquier importe, siempre que reúnan los requisitos legales. BOE
Otra cuestión diferente es si económicamente compensa iniciar una reclamación por cantidades muy pequeñas.
¿Necesito abogado para presentar un monitorio?
Para la petición inicial del procedimiento monitorio la Ley de Enjuiciamiento Civil establece que no es obligatorio abogado ni procurador. BOE
Sin embargo, si el deudor se opone o resulta necesario continuar posteriormente mediante otros trámites, la necesidad de profesionales dependerá del procedimiento y de la cuantía.
Aunque legalmente pueda iniciarse sin abogado, en reclamaciones de cierta entidad puede ser recomendable analizar antes la documentación, los intereses, la negociación previa y la estrategia procesal.
¿Qué pasa si el deudor ignora el monitorio?
Si el deudor no paga ni comparece para oponerse después del requerimiento judicial, el procedimiento monitorio termina y el acreedor puede pedir que se despache ejecución. BOE
A partir de ahí ya no estamos simplemente pidiendo al deudor que pague: se entra en una fase orientada a ejecutar forzosamente el crédito mediante los mecanismos previstos legalmente.
¿Qué pasa si el deudor se opone al monitorio?
La deuda no desaparece por el simple hecho de que el deudor se oponga.
La oposición hace que la controversia tenga que resolverse judicialmente conforme al procedimiento correspondiente.
Dependiendo de la cuantía, la continuación procesal será distinta. Lo importante es que en esa fase ya habrá que discutir jurídicamente las razones por las que el acreedor considera que existe la deuda y las razones por las que el deudor afirma que no debe pagar. BOE
¿Puedo reclamar una factura parcialmente pagada?
Sí.
Si el cliente ha pagado una parte, puede reclamarse únicamente el saldo pendiente.
De hecho, un pago parcial puede ser relevante porque, dependiendo de las circunstancias, puede ayudar a demostrar que existía una relación económica y que el propio deudor reconocía al menos parte de la obligación.
Debe calcularse con precisión cuál es el principal pendiente y qué otros conceptos pueden reclamarse.
¿Puedo reclamar varias facturas impagadas al mismo cliente?
Normalmente puede estudiarse una reclamación conjunta cuando las facturas derivan de la misma relación y todas ellas están vencidas y pendientes.
Es importante preparar un cuadro claro identificando cada factura, fecha, vencimiento, importe, pagos recibidos y saldo pendiente.
Cuanto más ordenada esté la documentación, más fácil será explicar la reclamación.
¿Puedo reclamar intereses además del importe de la factura?
Puede ser posible.
Si existe un interés pactado habrá que estudiar su validez y aplicación.
En determinadas operaciones comerciales entre empresas y profesionales puede aplicarse la Ley 3/2004, que contempla intereses de demora y una cantidad fija de 40 euros por costes de cobro cuando concurren sus requisitos. BOE
No debe aplicarse automáticamente esa norma a cualquier deuda.
¿Tengo que enviar un burofax antes de reclamar judicialmente?
No existe una respuesta universal de “siempre sí”.
Lo que sí existe actualmente, con carácter general en muchos asuntos civiles y mercantiles, es la necesidad de acreditar una actividad negociadora previa conforme a la Ley Orgánica 1/2025. BOE
El burofax puede ser una herramienta muy útil porque permite acreditar el contenido enviado, la fecha y, dependiendo del servicio utilizado, su entrega o intento de entrega.
Pero lo importante jurídicamente no es la palabra “burofax” en sí, sino que la reclamación previa esté correctamente planteada y pueda acreditarse.
¿Qué pasa si el cliente no recoge el burofax?
Que el destinatario no quiera recoger una comunicación no significa necesariamente que la reclamación quede sin efecto.
Habrá que valorar cómo se efectuó el envío, qué domicilio se utilizó, qué constancia existe del intento de entrega y cuál era el contenido del requerimiento.
Por eso es importante conservar los justificantes completos y no únicamente una captura indicando que el envío se realizó.
¿Puedo reclamar una deuda a una empresa que ha cerrado?
Puede reclamarse, pero antes hay que estudiar la situación real de la sociedad.
No es lo mismo que una empresa haya cerrado físicamente un local a que esté formalmente extinguida.
Conviene comprobar si sigue activa, si está en concurso, si ha sido disuelta, si dispone de bienes y quién figura como administrador.
En estas situaciones la cuestión no es únicamente “¿tengo derecho a cobrar?”, sino también “¿contra quién puedo reclamar y existe patrimonio del que cobrar?”.
¿Puedo reclamar una deuda a un autónomo que ha dejado de trabajar?
Sí, si la deuda existe y no ha prescrito.
El hecho de que una persona haya dejado de desarrollar una actividad como autónomo no elimina automáticamente las obligaciones que contrajo anteriormente.
La dificultad práctica puede estar en su solvencia actual y en localizar bienes susceptibles de ejecución.
¿Cuánto tarda en cobrarse una factura judicialmente?
No existe un plazo fijo.
Puede resolverse rápidamente si, tras recibir el requerimiento, el deudor paga.
Puede tardar bastante más si se opone, si es necesario continuar mediante juicio o si posteriormente hay que ejecutar bienes.
Por eso muchas veces el objetivo de una buena estrategia de reclamación es cobrar antes de llegar al final del procedimiento, cuando existe margen real para negociar.
¿Qué pasa si el deudor reconoce por escrito que debe dinero?
Ese reconocimiento puede reforzar considerablemente la posición del acreedor.
Un correo electrónico o mensaje donde el cliente admite que existe una deuda, reconoce una cantidad concreta o solicita un plazo para pagar puede resultar una prueba muy relevante.
Debe conservarse la conversación completa y no solamente una captura aislada.
¿Puedo reclamar dinero que presté a otra persona aunque no haya factura?
Sí, pero ya no estaríamos necesariamente ante una factura impagada.
Una deuda puede proceder de un préstamo entre particulares, reconocimiento de deuda, entrega de dinero u otra relación jurídica.
Será necesario demostrar que el dinero fue entregado y que existía una obligación de devolverlo.
Las transferencias bancarias, mensajes y reconocimientos posteriores pueden resultar determinantes.
¿Qué ocurre si el cliente dice que no puede pagar ahora?
Ahí entra la negociación.
Dependiendo del importe y de la solvencia del deudor, puede ser preferible formalizar un calendario de pagos antes que iniciar inmediatamente un litigio.
Pero conviene hacerlo correctamente.
Un acuerdo de pago debería dejar suficientemente claro qué cantidad se reconoce, cómo se pagará, cuándo vence cada plazo y qué ocurre si vuelve a producirse un incumplimiento.
Aceptar un “ya te pagaré cuando pueda” sin documentación suele ser una magnífica forma de conseguir que pasen otros seis meses.
¿Es mejor negociar o demandar directamente?
Depende del caso.
Si el deudor reconoce la deuda y tiene voluntad real de pagar, una negociación formal puede ahorrar costes y tiempo.
Si lleva meses incumpliendo, evita cualquier comunicación o utiliza las negociaciones únicamente para retrasar el pago, puede ser razonable avanzar hacia una reclamación judicial.
La clave está en distinguir una dificultad temporal real de una estrategia permanente de retraso.
¿Cuánto cuesta reclamar una factura impagada?
Depende de la cantidad reclamada, la documentación disponible, la complejidad del asunto, la necesidad de negociación previa y de si existe oposición judicial.
No debería aplicarse el mismo coste a una reclamación documental sencilla de 2.000 euros que a una deuda de 50.000 euros derivada de una relación empresarial compleja y discutida.
Antes de iniciar una reclamación conviene conocer qué fases pueden ser necesarias y valorar si el coste resulta proporcionado a la cantidad recuperable.
Reclamación de facturas impagadas en Cunit, Cubelles, Calafell, El Vendrell y Garraf
En YUSLEX estudiamos reclamaciones de facturas impagadas y deudas para autónomos, profesionales, empresas y particulares.
Trabajamos desde Cunit y atendemos asuntos de Cubelles, Calafell, El Vendrell, Vilanova i la Geltrú, Sant Pere de Ribes, Baix Penedès y Garraf, además de otros municipios.
Nuestro primer objetivo es determinar algo bastante sencillo: qué te deben, cómo podemos demostrarlo y cuál es la vía más razonable para intentar cobrarlo.
Porque reclamar una deuda no consiste únicamente en enviar cartas. También hay que valorar documentación, plazos, solvencia, posibilidades de oposición y coste real de la reclamación.
¿Tienes una factura pendiente de cobro?
Si un cliente lleva semanas o meses retrasando el pago, podemos estudiar la documentación y valorar las opciones de reclamación extrajudicial y judicial.
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